Solvion bringt Brenntags weltweite Belegschaft über MigrationWiz zusammen

Customer Stories: Solvion
Customer Name: Brenntag
Industry: Distribution oder Großhandel
Migration Info: unternehmensweite Multi-Source-Migration zu Microsoft 365
Migration Type: Multi-Source-Konsolidierung zu Microsoft 365
Challenge: Konsolidieren von 12.000 Anwendern und Terabytes an Daten aus verteilten Systemen rund um den Globus während der Covid-Pandemie.
Solvion bringt Brenntags weltweite Belegschaft über MigrationWiz zusammen

Solvion mit Sitz in Österreich ist ein Beratungsunternehmen für Informationsmanagement, das Kunden weltweit beim Aufbau ihrer digitalen Arbeitsplätze begleitet. Mit Lösungen, die rund um Microsoft 365 entwickelt wurden, legt das Unternehmen den Schwerpunkt auf drei Säulen: Aufbau von Intranets zum Teilen und Veröffentlichen von Inhalten; Erleichterung der Zusammenarbeit mit Teams; und Verbesserung von Workflows. Solvions Know-how umfasst die Implementierung von Sprachkommunikation, Intranets und Plattformen für die Zusammenarbeit sowie die Erstellung von Prozessen, Tools und Anwendungen. Solvion setzt außerdem auf KI, um kundenspezifische Chatbots, digitale Assistenten, Formulare und Automatisierungen zu erstellen.

In den vergangenen sechs Jahren hat Solvion mit Brenntag zusammengearbeitet, einem weltweit führenden Großhandelsunternehmen für Chemikalien und Inhaltsstoffen. Brenntag bietet ein umfassendes Portfolio an Spezial- und Industriechemikalien sowie Inhaltsstoffen über ein globales Netzwerk von mehr als 640 Standorten in 77 Ländern an. Das Unternehmen stützte seine IT-Infrastruktur bisher auf autonome IT-Abteilungen, die über mehrere Länder verstreut waren. Die Zeit war reif für einen Konsolidierung der IT im Sinne ihrer Zentralisierung.

„Als wir die Zusammenarbeit mit Brenntag starteten, hatten wir bereits Erfahrung mit BitTitan, daher haben wir natürlich MigrationWiz empfohlen", sagt Stefan Hager, der das Consultant-Team bei Solvion leitet. „Anfangs ging das Brenntag-Team davon aus, dass es von Microsoft adäquate Tools geben würde. Aber wir wussten gleich, dass sie etwas Robusteres brauchen würden – ihr Ausgangspunkt für die Migration war eine Vielzahl von Quellen mit einer sehr hohen Komplexität in jeder Region.“

 

Viele Gründe für die Konsolidierung

Das Brenntag-Projekt entpuppte sich als eine mehrstufige, mehrdimensionale Migration. Die Arbeit musste schrittweise erfolgen, zum einen aufgrund der geografischen Verteilung des Unternehmens, zum anderen aber auch, wegen der begrenzten Ressourcen des fünfköpfigen Projektteams von Brenntag. Die Quellsysteme variierten je nach Region; sie umfassten Lotus Notes, On-Prem-Exchange-Server, Microsoft 365-Mandaten – und ein paar Überraschungen ...

„Wir hatten sogar eine Situation, in der der deutsche On-Premises-Exchange-Mandat ursprünglich in Singapur eingerichtet worden war“, so Hager. „Jede Region brachte neue Workloads und interessante Herausforderungen mit sich.“

Eine Vielzahl von Endpunkten an den Quellsystemen bedeutet auch ein breites Spektrum an Daten. Die Workloads umfassten Postfächer in verschiedenen On-Premises- und Cloud-Systemen, Dateien in OneDrive und SharePoint, Teams und sogar Apps wie Yammer und Planner. Sie alle wurden in einem Microsoft 365-Mandanten in Deutschland verschoben. Für Hagers Team war der Hauptgrund für den Einsatz von MigrationWiz die Schnelligkeit im Vergleich zu den von Microsoft angebotenen Optionen und die Vielseitigkeit der unterstützten Szenarien.

„Auch wenn jede Region ihre eigenen Besonderheiten hat und jeder Workload anders ist, erleichtert uns die Verwendung von MigrationWiz die Arbeit erheblich“, so Hager. „Wir stellen alles auf Pre-Staging ein: so sind wir in der Lage, ein Migrationskonzept zu nehmen und es bei jeder Migration mit nur geringen Änderungen zu verwenden."

 

Schrittweise Migration von Region zu Region

Solvion startet die Migration in jeder Region mit einer Reihe von Startup-Workshops, bei denen das achtköpfige Team mit den Projektmanagern und regionalen IT-Mitarbeitern von Brenntag zusammenkommtt. Dabei gehen sie zunächst die Infrastruktur und die Governance-Tools des Kunden durch, um dann in die Details des Migrationsprozesses einzusteigen. Außerdem wird für jeden Standort eine eigene Teams-Site eingerichtet, um einen zentralen Ort für die Kommunikation und den Zugriff auf Dateien zu schaffen.

Nach den Workshops erstellt Solvion eine Übersicht, die alle Implementierungsaufgaben aufschlüsselt. Einige davon wurden und werden an das jeweilige regionale Team vergeben. Solvion steuert den Prozess und steht für zusätzliche Unterstützung oder zur Bearbeitung kniffliger Aufgaben bereit.

 

Die menschliche Seite der Gleichung

Bei der Zusammenarbeit mit Brenntag musste Solvion auch berücksichtigen, dass das Unternehmen im Rahmen der Konsolidierung eine Neuorganisation der IT-Abteilungen plante. Die Berater mussten die Bedürfnisse und Bedenken der beteiligten Personen in ihre Überlegungen mit einbeziehen.

„In manchen Regionen gibt es beispielsweise nur kleine lokale IT-Teams, die für mehrere hundert Benutzer und mehr über mehrere Standorte verteilt zuständig sind“, sagt Hager. „Sie brauchten zusätzliche Unterstützung, als sie herausfanden, dass sie zusätzlich zu all ihren anderen Aufgaben eine Migration durchführen mussten.“

 

Fortschritte während der Pandemie

Seit 2019 hat Solvion 6.000 Benutzer und 35 Terrabyte an Daten verschoben und dabei Standorte in Europa, im asiatisch-pazifischen Raum und in der Türkei vollständig migriert.

Seit dem Ausbruch der Pandemie werden Meetings und Beratungen online durchgeführt. Da MigrationWiz aus der Ferne implementiert werden kann, wurden die Konsolidierungen trotz der Herausforderungen der Verwaltung aus der Ferne fortgesetzt. Und Brenntag hat gesehen, wie die Kombination aus Solvions Know-how und MigrationWiz in jeder Region einen schnellen Übergang ohne Ausfallzeiten der Brenntag-Mitarbeiter ermöglicht.

Letztendlich werden fast 12.000 Benutzer migriert. Weitere europäische Standorte sind in Arbeit, und mit der Einführung einer neuen Führungsspitze bei Brenntag im Jahr 2020 wird das Projekt im Jahr 2021 auf die nord- und lateinamerikanischen Mandanten ausgeweitet, sodass alle Brenntag-Mitarbeiter unter einer einzigen Domain vereint sind.

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