Konsolidierung 101: Wie das Konsolidieren von Mandanten Kostenmanagement, Sicherheit und Zusammenarbeit verbessern kann

Konsolidierung 101: Wie das Konsolidieren von Mandanten Kostenmanagement, Sicherheit und Zusammenarbeit verbessern kann

Der Run ins Homeoffice in den letzten Wochen und Monaten hat bei vielen Managed Service Providern (MSPs) und IT-Dienstleistern zu viel Geschäftigkeit geführt. Sie mussten schnell mandantenfähige Umgebungen für Unternehmen und Hochschulen anlegen, um den Fernzugriff zu unterstützen. Nur so konnten ihre Mitarbeiter kurzfristig von zu Hause aus arbeiten und Studierende online an Vorlesungen und Seminaren teilnehmen. Viele Organisationen haben aber festgestellt, dass sie gar nicht in der Lage waren, Homeoffice-Arbeit in großem Umfang zu unterstützen, und wandten sich an Dienstleister, die sie hierfür „ertüchtigen“ sollten.

Einen Mandanten kurzfristig einzurichten, ist sicherlich effektiv, aber doch nur reaktiv. Es fehlt ein umfassenderer Cloud-Enablement-Plan. Wer hier nicht aufpasst, hat im Eifer des Gefechts schnell gleich mehrere mandantenfähige Umgebungen aufgebaut und zu viele Public- oder Private-Cloud-Ressourcen verplant, die in der Folge auch alle gemanagt werden müssen. Dies kann zu ineffizienten Abläufen und hohen Kosten führen.

Unternehmen, die sich durch den Ausbau ihres Cloud-Betriebs profitieren wollen, haben aber durchaus eine Chance, ihre Cloud-Lösungen effektiver zu nutzen. Dafür müssen sie lediglich die mandantenfähigen Umgebungen konsolidieren. Eine solche Konsolidierung führt auch zu einem besseren Kostenmanagement und einer nahtlosen Zusammenarbeit zwischen den Mandanten.

Die Hürden von mandantenfähigen Umgebungen

Große Unternehmen arbeiten häufig mit verschiedenen Domänen. So könnte eine Muttergesellschaft jedem ihrer Tochterunternehmen oder jeder Niederlassung einen separaten Mandanten zuweisen. Mandanten, die unterschiedlich operieren, werden oft aufgeteilt. Im Bildungssektor unterteilen die Universitäten ihre Mandanten zum Beispiel zwischen Dozenten und Studenten.

Die Aufteilung der Mandanten bringt aber schnell einige Herausforderungen mit sich. Wo melden sich Anwender an? Wo befinden sich ihre Daten? Wenn ihre Portale und Anwendungen nicht richtig mit der neuen Plattform synchronisiert sind, müssen sich die Endbenutzer an verschiedenen Oberflächen anmelden, was Verwirrung stiften kann. Weder finden die Mandanten ihre Daten, noch wissen sie, wie sie auf sie zugreifen können und wie sie gemeinsam genutzt werden. Sind sie noch im On-Premise im eigenen Rechenzentrum oder wurden sie schon in die Cloud verschoben? Für IT-Teams bedeuten mandantenfähige Umgebungen mehr Standorte, von denen sie Daten abrufen können. Für den MSP bedeutet das alles, dass er mehr Zeit und Mühe aufwenden muss, um Daten zu finden und Probleme zu lösen. Und dies wiederum steigert die IT-Kosten.

Was bringt ein Cloud Enablement Plan

Ein umfassender größerer Cloud-Enablement-Plan hat mehrere Vorteile und hilft vor allem Unternehmen, die expandieren wollen. Er vermittelt ein klareres Bild davon, welche Daten während einer Migration verschoben werden müssen, und erlaubt bessere Kontrolle. Zudem kann er Ärger vermeiden, der bei Datenverlust oder einem unerwarteten Unfall oder Notfall in der On-Premise-Umgebung schnell entstehen kann.

Ein Cloud-Enablement-Plan führt auch zu einer verbesserten Gesamtsicherheit. Er unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Compliance-Regeln. Da der Cloud-Betreiber beim Thema Sicherheit immer die neuesten Anforderungen erfüllen muss, sind auch die Kunden immer auf dem neuesten Stand. Eine konsolidierte Cloud-Umgebung verschafft einen klareren Einblick in die Nutzeraktivitäten und verbessert das Monitoring von Berichten.

Bewährte Praktiken bei der Konsolidierung

Wer mandantenfähige Umgebungen effektiv konsolidieren will, sollte dafür idealerweise einen detaillierten Plan haben. Zu dessen Erfolgskontrolle sollte jeder MSP oder IT-Dienstleister eine Checkliste verwenden. Dort kann er dann den Erfolg eines Migrationsprojekts Schritt für Schritt und Aufgabe für Aufgabe abhaken. Was gehört da hinein?

Nach einer Fusion müssen Mandanten in der Regel in einem M&A-Szenario konsolidiert werden. Dafür sollte die Gesamtzahl der Benutzer und ihre Rollen innerhalb des Unternehmens bekannt sein. Arbeiten sie im Büro oder mobil oder im Homeoffice? Sollen die konsolidierten Benutzer einen neuen Firmennamen annehmen? Welche Compliance-Vorschriften gelten in der Branche des Kunden? Wie viele Daten sollen migriert werden? Diese Informationen fließen in den Zeitplan des Projekts ein.

MSPs und IT-Dienstleister sollten im Blick haben, dass sie die Kosten effektiv verwalten. Dafür müssen sie eng mit dem Kunden zusammenarbeiten und die angemessene Anzahl von Lizenzen für die Endbenutzer ermitteln. Nicht alle Mitarbeiter benötigen Plattformen und Dienste wie Teams und OneDrive; einigen Außendienstlern genügen möglicherweise E-Mail und Datensicherung. Zu berücksichtigen sind also alle Benutzer im Unternehmen und deren tägliche Abläufe, um die Projektkosten genau abzuschätzen.

Wachsender Bedarf an Konsolidierung

Nach allen derzeit vorliegenden Prognosen wird der Trend zum Homeoffice anhalten. Entsprechend wird die Nachfrage nach konsolidierten Mandantenumgebungen weiter steigen. Auch Fusionen und Übernahmen werden den Bedarf an konsolidierten Mandantenverhältnissen erhöhen. Unternehmen, die gerade mit der Umstellung auf die Cloud beginnen, werden verstärkt Cloud-Dienste einsetzen, um ihre Betriebsabläufe zu verbessern und das Geschäft am Laufen zu halten. Zudem ist zu erwarten, dass Technologie-Upgrades von Cloud-Anbietern wie Microsoft und Google die Migrationsprojekte vorantreiben.

Seit Ausbruch der Pandemie haben Unternehmen rasch Homeoffice-Arbeitspläne mobilisiert. Sie haben auf Cloud-Dienste zurückgegriffen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten und kurzfristig neue Mandanten erstellt. Langfristig wird die Konsolidierung von mandantenfähigen Umgebungen jedoch zu effizienteren Abläufen, verbesserter Zusammenarbeit und einer erhöhten Mitarbeitermotivation sowie einem besseren Ressourcenmanagement führen. Ein umfassender Cloud-Enablement-Plan hilft Unternehmen, die Arbeit effizient zu organisieren und ihr Geschäft auf Wachstumskurs zu halten.

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